致：城市規劃委員會鄉郊及新市鎮小組委員會
城市規劃委員會鄉郊及新市鎮規劃小組委員會主席、規劃署署長李啟榮先生
城市規劃委員會秘書
副本：城市規劃委員會主席、發展局常任秘書長寗漢豪女士
事項：要求澄清申請編號A/I-PC/12第二度延期原因及公開相關「進一步資料」
李啟榮先生及小組委員各成員：
坪洲填海關注組曾就上開申請（坪洲坪利路坪洲丈量約份地段第678號擬議綜合住宅發展及商場連小型酒店）提出反對，該申請經兩度延期，並將安排在2018年2月9日的小組委員會上審議。
是次再度延期問題重重，我們深感遺憾及不滿，要求當局作出解釋。是項申請在小組委員會2017年8月11日會議中獲首次延期，以便申請者提交「交通影響評估報告」，我們並無質疑。然而，我們留意到當日會議紀錄，部份內容如下（英文原文）：
54. After deliberation, the Committee decided to defer a decision on the application as requested by the applicant pending the submission of further information from the applicant. The Committee agreed that the application should be submitted for its consideration within two months from the date of receipt of further information from the applicant. If the further information submitted by the applicant was not substantial and could be processed within a shorter time, the application could be submitted to an earlier meeting for the Committee’s consideration. The Committee also agreed to advise the applicant that two months were allowed for preparation of the submission of further information and no further deferment would be granted unless under very special circumstances.
按當局一貫的中文翻譯，內容如下：
經商議後，小組委員會決定按申請人的要求，延期就這宗申請作出決定，以待申請人提交進一步資料。小組委員會同意，這宗申請須在收到申請人的進一步資料當日起計兩個月內提交小組委員會考慮。倘申請人所提交的進一步資料不包含重要的內容，可在較短時間內處理，這宗申請可於較早的會議上提交小組委員會考慮。小組委員會亦同意告知申請人，小組委員會已給其兩個月時間準備所要提交的進一步資料，除非情況極為特殊，否則不會批准再延期。
會議紀錄表明，「除非情況極為特殊，否則不會批准再延期」，可是小組委員會在2017年12月8日會議第二次審議是項申請時，再次批準延期的要求。作為第二次延期，在該次會議紀錄（見附錄）並無反映任何「極為特殊情況」，更甚者，按當局上載的會議錄音，是次會議只用了短短1分22秒一併處理包括是項申請在內的一共十八項延期申請，小組委員會議完全沒有涉及是項申請提出第二度延期的原因及「極為特殊情況」之所在，便同意作出延期。
更令我們不滿的是，當局分別在2017年11月22日（即公眾就交通影響評估報告需於11月10日前提出意見的限期後）及12月21日（即第二次會議審議後）兩度收到申請人「進一步資料」，並豁免其向公眾披露，因而公眾亦不能就該等資料進行審視及評價。現時當局安排2018年2月9日會議第三度審議是項申請，期間沒有機會讓公眾就前述「進一步資料」提出意見。我們完全不明白﹑亦不能從任何資料——包括會議紀錄﹑會議錄音及申請人提供卻獲豁免公開的「進一步資料」知悉小組委員會依據何種「極為特殊情況」而同意第二度延期，我們及公眾人士亦無從判斷該等「進一步資料」的質素及其跟部門提問的相關度。
我們要求當局及委員會
- 分別就同意作出第二次延期及豁免公開前述兩項「進一步資料」的原因作出解釋；
- 在下一次審議是項申請前，公開上述「進一步資料」（及其他「進一步資料」，如申請人繼續提交）予公眾給出意見；
- 檢視並回應在1分22秒內一併完成處理十八項延期申請——其中四項是要求第二次延期——是否良好做法。
正如月前高等法院原訟庭就「陳嘉琳訴城市規劃委員會及行政長官會同行政會議」一案頒下的判案書所指（案件編號HCAL 28/2015），城市規劃委員會在作出決定的過程中，對不準確及不充份的資料審議是存在失察情況。我們希望當局能就上開事宜作出適當回應，以示行事公開透明﹑標準清晰並切實執行本身制定的申請再度延期的條件，讓辦事程序不至流為儀式。
待覆，並預祝諸位新年愉快！
坪洲填海關注組
2017年12月30日