近月香港大學舉辦張愛玲百年誕辰紀念文獻展，展覽由港大比較文學系、文學院及港大美術博物館合辦，而當中最重要的展品，包括張愛玲的學籍紀錄及文學院師生合照，卻是由香港大學檔案中心保有及借出。張氏於港大學業憾而未竟，而遺下的雪泥鴻爪，因得到檔案館管理，方能惠及母校，令一眾文學愛好者有機會重溫八十多年前的珍貴點滴，參與這疫市下少有的文化活動。
白馬與馬：檔案的概念與原理
近年關於公共檔案討論中，或許是為了論述順暢，論者往往略為交錯使用 「檔案 (Record)」及 「歷史檔案 (Archives)」 兩詞概念。例如當提及 「檔案」時，文理上其實是意指 「歷史檔案」。
依檔案學定義，「檔案」 實指任何機構組織在公事過程中產生與及保存的文獻證據，諸如會議、決策紀錄、工作活動個案。當機構公事完結，檔案或被銷毀、或被送往該組織的檔案專員（Archivist）作鑑定。經鑑定後被評為有價值可作永久保留的檔案，則為「歷史檔案」 。「歷史檔案」實為「檔案」的子分類，白馬是馬。而整個由「檔案」過渡到銷毀或保留為「歷史檔案」的過程，業者通稱之為「檔案生命週期 (Record Life-cycle)」。
歷史檔案彌足珍貴，而大學歷史檔案更是折射香港學術與文化歷史，且讓我們看看本港大學檔案館的處境。
大學檔案館：應否隸屬於圖書館？
現時本地主要大學，均設有檔案館或檔案藏庫。當中除了科大及港大，其他大學檔案館均約在2010年後驟然面世，且歸於該校圖書館轄下。這發展可能是得力於大學之間競爭氛圍，任何一所大學圖書館引進一項服務，其他館往往緊接其後，「你有我都唔執輸」。
檔案在學府中有一席之地，就結果而言這絕不是壞事。將檔案館置於圖書館之下，這編排有成本效益考慮，好幾所大學檔案館的主管都是由圖書館員轉任，而檔案館亦直接設於圖書館內，省卻擴建營運開支的同同時，卻予人將「檔案」 視為圖書館云云書籍館藏之一之感。
引用前述「檔案生命週期」框架，「檔案」由大學內各院系營運而產生，而檔案館作為檔案最終歸所，大學檔案專員（University Archivist）有責任協調大學院系交付完事檔案予檔案館，當中亦應設定檔案存廢期限表（Record Retention and Disposal Schedule）予院系，作為「該銷毀什麼、該送甚麼檔案」的依據，最終以作鑑定揀選「歷史檔案」，以存大學記憶。
但現在大學檔案專員往往僅為圖書館內次席（副館長級或更次級），是否有足夠權限（Mandate）去引導各院系部門如期如約交付檔案？更遑論讓檔案員核查院系機密檔案以鑑存廢。誠然，檔案專員的直屬上司大學圖書館長可代為出面協商，但今天圖書館業務漸見繁多，既是書刊資源管理者，亦接下教學支援及經營學習共享空間（Learning Commons）等職能，圖書館長們又能騰出多少時間為檔案去與校方及院系巨頭交涉？若大學檔案未能依「檔案生命週期」有效轉移，無數其他像張愛玲文獻一樣的歷史檔案，勢必石沉大海。
再說若「檔案」被視作圖書館館藏之一，亦會增加讀者使用疑慮。「檔案」既是資訊資源，亦是公事「證據」，且常帶機密訊息、個人資料，因此往往要依檔案個別處境設立查閱限制，例如封存期限、複印限制等。另一邊廂，圖書館館藏單純為知識載體（例如書刊、電子資料庫），基本上可被無差別借閱。兩者使用基礎大相逕庭，若將兩者同置於一處，或令用者因疑惑而卻步。
對外，當大學檔案館依存在圖書館之下，大學檔案專員對外能否全權代表其檔案館去進行交流和合作？現時大學圖書館之間設有交流平台 「大學圖書館長聯席會 (JULAC)」，亦以此為基礎開闢了好些圖書館業界的新合作服務，例如聯營書目、劃一編目規範，反觀大學檔案館之間仍未見有任何協作活動，充其量只能在一年一度的檔案日展覽與其他業界同行分用一席展出藏品。即使是本文初段提及的張愛玲文獻展，亦得由文學院牽頭，方可成事。這恐怕亦與大學檔案專員身份的定位不無關係。
香港好幾家出色的企業檔案館，例如太古集團檔案部、匯豐檔案，或機構檔案館如立法會檔案館，其檔案業務均獨立於該公司/機構的圖書館或同等的知識管理部門。主理它們的檔案專員自能有充分代表性面對內外–我們在網上，不難找到太古檔案部或立法會的檔案主任在媒體前介紹其館與館藏的報導，落落大方，它們的檔案業務管理亦見精彩。大學若想讓自身歷史與價值更讓大眾得見，不妨從提升其檔案館定位入手，賦予它更大的權限與資源去管理大學歷史檔案。
馮以寂是一名關注歷史、檔案，與公共記憶的香港人。
本文刊於2021年4月7日信報。本欄由「香港文化監察」邀請不同意見人士討論香港文化及文化政策狀況，集思廣益，出謀獻策。