申訴專員公署
申訴專員
趙慧賢
趙專員：
民政事務總署及灣仔民政處行政失當事宜
我等為灣仔區議會主席楊雪盈及一眾灣仔區議員，欲就民政事務總署延誤向灣仔區議會審批的「灣仔區同心抗疫行動」發還撥款作出投訴，要求申訴專員公署進行調查。
1月24日灣仔區議會第一次特別會議上，區議會通過利用「社區參與計劃」下餘下的撥款，購買抗疫物資。2月4日灣仔區議會撥款及常務委員會上，循道衛理中心、聖雅各福群會及浸信會愛群社會服務處合辦的「灣仔區同心抗疫行動」（灣仔區議會二零二零年二月四日撥款及常務委員會文件第14/2020號），獲批105萬，購買口罩、消毒搓手液及防疫教育製作小冊子，免費派發予區內居民。
2月18日灣仔區議會會議上，循道衛理中心派員出席，匯報進展並解答議員的提問，在席的灣仔民政事務專員亦曾表達意見。3月10日灣仔區議會撥款及常務委員會上，亦通過將撥款額修訂為124萬，增購更多口罩及消毒搓手液，以及添購保護裝備。
3月20日，灣仔民政處突然向全體區議員發出電郵，指「灣仔區同心抗疫行動」內的小冊子資料不準確，要求停止派發。3月24日灣仔區議會討論，會上循道衛理中心建議重新印製單張加貼在防疫包上，包括區議會贊助字眼、衛生防護中心的電話及民政處要求的更新資料（ 灣仔區議會撥款105萬元更正為124萬；刪去 「灣仔區議會抗疫工作報告」內「於區內裝設消毒裝置」以及疫症的中、英文名稱使用世界衞生組織及衞生署的名稱「2019冠狀病毒病（COVID-19）」 ），除將字眼由「武漢肺炎」更改為「2019冠狀病毒病（COVID-19）外，均獲區議會通過。
3月26日，區議會秘書向灣仔區議會主席發出電郵，確認循道衛理中心已於3月20日提交經核實的正式單據資料無誤，區議會秘書處亦已完成審閱相關的收支結算表及單據，證實數額無誤，可予以發還餘款$590,974。 電郵同時指民政處指收到三名灣仔區議員（林偉文、謝俊偉及黃宏泰）去信民政處及民政事務總署，要求暫緩發還撥款。區議會秘書向灣仔區議會主席查詢如何處理，是否照常在3月27日中午12時前，將區議會撥款發還申請交予會計組及庫務署，以趕及於2019/20財政年度結束前使用2019/20年度撥款支付有關款項。灣仔區議會主席在同日作出回覆，指示區議會秘書按正常程序，向庫務署提交撥款發還申請。
不過區議會秘書處未有按灣仔區議會主席指示行事，而灣仔民政事務專員陳天柱聯絡本人，指會暫停發還撥款程序。3月28日，灣仔區議會主席去信灣仔民政處，要求立即發還撥款予機構，惟灣仔民政事務專員表示將對機構展開調查，拒絕即時發還撥款，民政事務專員在致灣仔區議會主席的電郵中作如下解釋：
「其後，於3月26日，總署收到3位議員的電郵，質疑是項計劃中，製作防疫包及印製小冊子的工作牽涉嚴重的程序失誤。電郵中指出，在防疫包的採購和包裝的過程中，灣仔循道衛理中心沒有向灣仔區議會清楚交代，而小冊子的製作過程中，中心也沒有把初稿及定稿交予一眾灣仔區區議員過目、校對，及後，印製完成後他們亦沒有把小冊子給予一眾灣仔區區議員傳閱備悉。他們請民政事務總署認真調查這次製作防疫包及印製小冊子工作的來龍去脈，要求循道衛理中心在七日內交代清楚整件事的始末—由發起、設計、印製、採購到包裝等。另外，他們亦要求總署暫緩處理這次的撥款申請。
鑑於電郵由3位灣仔區區議員聯署發出，而灣仔區議會亦為是次活動的合辦者，加上活動涉及龐大金額，本處須因應上述電郵認真處理事件，作出適當跟進，包括向團體了解相關詳情及暫緩處理有關的發還撥款申請。有關跟進工作現正展開，待完成工作後會另行通知灣仔區議會相關結果。 」
在此事上，民政事務總署及灣仔民政處犯下多項行政失當：
一）不按程序辦事，拒絕執行區議會發還撥款指示
「灣仔區同心抗疫行動」屬區議會下「社區參與計劃」撥款支持項目，「社區參與計劃」屬《區議會條例》第61條下職能，第61條(b)規定「在就有關目的獲得撥款的情況下，承擔 ——(i) 有關的地方行政區內的環境改善事務；(ii)有關的地方行政區內的康樂及文化活動促進事務；及(iii)有關的地方行政區內的社區活動。」區議會有全權決定如何運用撥款，並選定、提出和推行計劃。
根據民政事務總署《運用區議會撥款守則》第6.5.1段，區議會秘書處（即灣仔民政處）的角色在收到「社區參與計劃」撥款申請時，會審閱計劃是否屬「社區參與計劃」的涵蓋範圍 ，以及機構是否符合資格接受撥款，然後提交區議會考慮及通過。第6.5.3段規定，計劃獲區議會通過後，民政事務總署署長或獲其授權的人員如信納有關活動屬區議會撥款的涵蓋範圍及資助範圍內，便會批核活動的撥款。
「灣仔區同心抗疫行動」，早獲民政事務總署確認屬「社區參與計劃」涵蓋範圍、機構亦符合資格接受撥款，並獲預支一半的活動款項。區議會秘書處於3月26日致本人的電郵，亦確認「灣仔區同心抗疫行動」的單據數額無誤，可予以發還餘款。本人亦作出電郵覆示，可以發還餘款。區議會秘書處卻不執行發還餘款的指示，不按程序辦事。
二）濫用職權，「跟進」申請撥款機構
灣仔民政處亦沒有任何權力，可以展開對區議會的「社區參與計劃」申請撥款機構「跟進」。根據民政事務總署《運用區議會撥款守則》「VIII. 監察機制」，提及的監察機制均全屬區議會內部機制，包括機構需向區議會提交進度報告和總結報告、區議員或民政處人員巡視及公眾監察。灣仔民政處在未獲區議會同意下，對循道衛理中心展開「監察機制」以外的「跟進」，屬濫用職權。
《運用區議會撥款守則》第8.5段「非政府機構違反資助條款及條件」，亦清楚列明作出處分的權力明顯在於區議會，第8.5.2段指「區議會秘書處應按區議會的指示，通知該機構其違規事項以及當局施加的罰則。」灣仔民政處無權在區議會指示以外，自行裁斷機構有否違規及施加罰則。
三）處事不公，3名議員信件壓過正式區議會
3月24日灣仔區議會，會上通過了繼續派發防疫包，亦無任何議員動議暫緩發還撥款。但3月27日，灣仔民政處僅是因應3名灣仔區議員的一封信件，便決定暫緩發還撥款。灣仔民政處在同一事宜時，考慮3名議員的意見的比重，竟然比按《區議會條例》舉行的灣仔區議會（全體共13名議員）意見比重更高，明顯是處事不公。
四）考慮不應考慮的因素、基於錯誤事實作考慮
灣仔民政事務專員於3月28日覆予本人的信件中，詳列為何決定暫緩發還撥款，當中的考慮因素部分屬「不應考慮」，部分則是基於錯誤事實。
民政事務專員引述3名議員的信件，指3名議員認為「製作防疫包及印製小冊子的工作牽涉嚴重的程序失誤」，「在防疫包的採購和包裝的過程……沒有向灣仔區議會清楚交代，而小冊子的製作過程中，中心也沒有把初稿及定稿交予一眾灣仔區區議員過目、校對，及後，印製完成後他們亦沒有把小冊子給予一眾灣仔區區議員傳閱備悉。」
上述的內容，完全與事實不符。早於機構申請撥款的文件中，早已清晰列明將印製小冊子（灣仔區議會二零二零年二月四日撥款及常務委員會文件第14/2020號），而民政事務總署《運用區議會撥款守則》及《灣仔區議會撥款使用準則》，對採購物資有嚴格的規定，包括報價等。根據3月26日區議會秘書處致本人的電郵，已確認符合報價規定及單據真確。
至於「將（小冊子）初稿及定稿交予灣仔區議員過目、校對……傳閱備悉」的指控亦毫無根據，民政事務總署《運用區議會撥款守則》及《灣仔區議會撥款使用準則》均沒有對「社區參與計劃」下獲撥款機構出版的刊物，需予區議員「過目、校對……傳閱備悉」的要求，灣仔區議會亦從未就此向機構提出「過目、校對……傳閱備悉」要求。
民政事務專員基於上述3名議員基於錯誤事實的電郵，作出了錯誤決定。專員在解釋此決定時又表示「鑑於電郵由3位灣仔區區議員聯署發出，而灣仔區議會亦為是次活動的合辦者，加上活動涉及龐大金額，本處須因應上述電郵認真處理事件。」
專員從未解釋為何「3位灣仔區區議員聯署」發出便需「認真處理」，至於「龐大金額」相當空泛，根據《灣仔區議會撥款使用準則》，就開支數額較大的項目，已設下不同的財務要求包括報價數目。「3位灣仔區區議員聯署」及「龐大金額」這兩點，不應列入考慮因素。
五）程序不妥，「跟進」程序無基礎、不透明
灣仔民政處在處理本事宜上亦至少兩處程序不妥，3月20日，灣仔民政處逕自去信全體區議員要求停止派發防疫包，而非先通知本人，要求區議會討論是否停止派發防疫包。
3月28日，灣仔民政處表示將對循道衛理中心展開「跟進」，然而該「跟進」行動並未獲區議會授權；相關「跟進」程序亦並未清晰列明予區議會知悉；以及載列於申請「社區參與計劃」的撥款申請表，對機構構成嚴重不公。
我等促請申訴專員公署能就事件作主動調查，謝謝。
灣仔區議會主席楊雪盈
灣仔區議會副主席麥景星
灣仔區議員陳鈺琳、羅偉珊、顧國慧